Importância da administradora de condomínios

A administração de condomínios é uma atividade que tem muito em comum com o gerenciamento de uma empresa. Há diversas exigências e burocracias para lidar, visando a manutenção do empreendimento.

Para isso, é comum que os síndicos, ou até mesmo os próprios moradores, optem por contratar administradoras.

As empresas especializadas em gestão administradora de condomínios trabalham em conjunto com os síndicos. Neste sentido, os síndicos atuam como supervisores. Eles devem garantir o cumprimento de contratos, legislações e normas internas em cada atividade condominial.

Entretanto, a administradora não deve tomar decisões pelo condomínio, o que é papel do síndico. O Código Civil determina que o síndico é o responsável direto pelo condomínio, e assim deve funcionar no dia a dia.

Por essa e outras questões, é fundamental entender o básico de gestão condominial para lidar direta ou indiretamente com questões financeiras, administrativas e de recursos humanos de um empreendimento.

O que faz uma administradora de condomínios?

No dia a dia, a administradora de condomínios deve auxiliar o síndico na realização das tarefas referentes à administração, área financeira e trabalhista do empreendimento.

Alguns exemplos são:

• Folha de pagamento de funcionários;
• Emissão de boletos para pagamento de taxa condominial;
• Organização de pasta de prestação de contas;
• Demonstrativo de receitas e despesas de condomínio;
• Assessoria em reuniões de assembleia geral;
• Gerenciamento de encargos previdenciários mensais;
• Gerenciamento de fundo de reserva e obras;
• Administração de contas ordinárias.

Também há atividades secundárias, que ocorrem com menor frequência e acabam sendo imprevisíveis.

A aplicação e cobrança de multas é um exemplo, assim como a orientação aos moradores em casos específicos ou redação de editais para convocação de reuniões.

As empresas especializadas também podem oferecer assessoria jurídica na elaboração e modificação da convenção e regimento interno do condomínio, quando necessário.

É válido lembrar que os condomínios também tem funções eventuais, que não costumam exigir muito conhecimento técnico. Muitas vezes elas acabam sendo realizadas pelos síndicos, mas elas podem ou não serem incluídas nos contratos de prestação de serviços com administradoras.

Alguns exemplos são:

• Cadastro do condomínio;
• Organização e realização de assembleia de condomínio;
• Criação e envio de ata condominial;
• Entrega de tributos, como RAIS e DIRF;
• Pesquisa de orçamento para obras como cabeamento estruturado instalação;
• Gerenciamento do seguro condominial e contra incêndio;
• Seleção e treinamento de funcionários para o condomínio.

Tendo estes serviços em mente, é comum imaginar quanto as administradoras de condomínios costumam cobrar.

Os valores dependem, basicamente, de fatores como o tamanho do condomínio, a quantidade de funcionários contratados, a quantidade de unidades, a localização do condomínio e o valor da despesa mensal do empreendimento.

Geralmente, a taxa de administração de condomínio custa de 3% a 7% do valor das despesas condominiais. Dependendo do tamanho do condomínio, uma dica é avaliar a opção de contratar um administrador, um profissional autônomo, ao invés de uma empresa.

Vantagens e desvantagens do serviço de administração

É comum que as pessoas questionem se vale a pena contratar empresas de condominios para ficarem responsáveis pela administração. Para tomar esta decisão, uma dica é atentar-se para as vantagens e desvantagens.

A principal vantagem de contratar um serviço de administração é aliviar o trabalho do síndico, para que ele possa estar livre para lidar com outras demandas.

Além disso, há de se considerar a relevância do auxílio especializado para cuidar de questões burocráticas, principalmente, as contábeis e jurídicas.

Uma grande ajuda que a ideal gestão condominial proporciona é o controle na inadimplência no condomínio.

Por outro lado, representa um gasto mensal a mais, diminui o controle sobre a administração e as contas do condomínio, e o empreendimento acaba ficando sob a supervisão e boa-fé da administradora, podendo sofrer desvios de dinheiro.

A autoadministração acaba se mostrando uma opção, mas demanda que o síndico e o conselho fiscal busquem informação para cuidar do condomínio adequadamente e de forma independente.

Alguns métodos podem facilitar a administração do condomínio, como o uso de softwares de gestão condominial.

Para concluir é importante lembrar que a contratação de empresas de administração de condomínios deve ser feita com cautela.

O ideal é não se deixar influenciar pelos preços mais baratos e fazer uma boa pesquisa, investigando o histórico da empresa ou do profissional e pedindo indicações de outros síndicos.